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案例复盘:如何让会议管理更高效?

云起科技:2021-01-26 14:59:36     阅读数:14    

一、项目背景

企业是一群人的团队协作,如何把这群人的智慧和力量有效地凝聚起来,会议这种方式便由此而生。一场高效的会议能够汇聚大家的想法,反之只会占用与会人员宝贵的时间。

目前企业运转中,围绕会议存在着许多问题:会议室资源总是不足,各种会议撞车;与会人员通知不到位;会前不知道会议内容,到了会议室一脸懵逼;会议签到造假;管理人员不清楚会议室使用情况;会议效率低下;会议决议不能有效落地执行等。

传统的会议管理是前台同事用一张excel表格,记录所有会议室的预约情况,所有的会议室资源由个人调配。如果只有一两个会议室,这种方式自然没什么问题。但是会议室与会议的数量稍微上涨,这种方式就无法有效地解决以上问题,让追求高效的会议变得不高效。

二、业务流程

案例复盘:如何让会议管理更高效?

整体流程图

1. 会议室管理

目的:用于管理员维护会议室的基本信息,如新增会议室信息、禁用维修状态的会议室等,确保企业员工能正常预约使用会议室。

会议室管理至少包含以下要素:

案例分析:

案例复盘:如何让会议管理更高效?

原型示意图

2. 预约会议

目的:让会议组织人能够快速获悉目标日期的会议室信息,如哪些会议室已经被预约,哪些会议室有投影仪等。快速筛选出符合自己需求的会议室,并以最少的步骤完成预约。

预约会议室至少包含以下要素:

案例分析:

案例复盘:如何让会议管理更高效?

原型示意图

3. 邀请通知与会人员

目的:完成会议室的预约后,需要将会议主题、会议时间与会议地点及时通知每一位与会人员。

邀请通知与会人员至少包含以下要素:

案例分析:

案例复盘:如何让会议管理更高效?

原型示意图

4. 会议签到

目的:到了预约的会议时间,会议组织人要确保所有人都真实到场,才可以进行会议。

通过生成动态的签到二维码,投屏到会议显示器上,让在场的人员签到,会议组织人就可以有效地统计到场情况,并且杜绝了签到作弊的问题。

三、重难点分析

如何判断需求的优先级:所有的需求都有对应的用户对象,会议管理中涉及多个角色,如会议室管理员、会议组织人、会议参与人等。在需求调研中,各个角色都会提出自己的需求,管理员要看到会议室使用情况的统计;会议组织人想跟外地同事进行视频/语音会议;会议参与人因为会议过多,希望能够拒绝会议……作为产品人员,需要梳理各个角色的核心需求点,完成业务核心流程,列需求优先级,合理安排版本计划。

团队沟通:这个项目涉及的团队成员较多,如UE/UI设计师、JAVA后台、web管理端、APP、H5应用、测试运维等。项目管理中,产品人员需要学会如何在明确团队成员各自的分工,确保团队成员对项目达成一致,及时处理与上报项目中的风险点,保质保量地推送项目上线。企业一直都是以结果说话,只有项目落地并成功推广起来,产品人员才真正发挥价值。

对外供应商沟通:会议中存在许多硬件设备,如会议投影仪、会议室平板、远程通话设备等。如果需要打通线下场景,如APP直接投屏,会议室平板展示会议室使用信息等,必定是要跟硬件供应商提需求进行沟通。如何有效推送外部供应商进度,是产品人员不可绕过的问题,毕竟不可能所有功能都从0做起,企业没这个时间与金钱,也没有这个必要。